Geschäftsprozesse analysieren und optimierem

Geschäftsprozesse optimieren: Vermeiden Sie diese zehn Fehler

Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen fallen zehn Fehler häufig auf. Diese können dazu führen, dass Potentiale nicht erkannt werden. Dann erscheinen Geschäftsprozesse als Zeitverschwendung.

Jedes Unternehmen hat Geschäftsprozesse, auch wenn sich noch keiner damit beschäftigt hat und Prozessschritte analog und manuell durchgeführt werden. Hier schreiben wir, warum man mit Geschäftsprozesse arbeiten sollte.

In diesem Artikel erklären wir, welche Fehler wir bei unseren Projekten häufig antreffen.

Wir fassen diese zehn Fehler in die vier Kategorieren Digitalisierung, Kundenorientierung, Management und Systeme zusammen.

Digitale Transformation

Bei vielen Unternehmen werden einzelne Prozessschritte manuell abgebildet. Digitale Transformation bedeutet für viele Menschen, dass bestehende Arbeitsschritte digital abgebildet und dadurch günstiger werden.

  1. Denken Sie neu: Die Digitalisierung bedeutet, dass man bestehende Geschäftsprozesse und -modelle hinterfragt und versucht grundlegend anders zu arbeiten. Es ist selten sinnvoll, bestehen Prozesse zu automatisieren.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem PDF zur digitalen Transformation:

Mit Technik alte Prozesse automatisieren

Kundenorientierung

Der Begriff Geschäftsprozess umfasst den Kunden. Seit dem Business Process Re-Engineering den 1990er Jahren stehen Kunden im Zentrum alle Betrachtungen von Geschäftsprozessen.

  1. Oftmals werden die wahren Bedürfnisse der Kunden falsch eingeschätzt. Dies führt dazu, dass Geschäftsprozesse am Kunden vorbei entwickelte werden und eher internen Zwecken dienen. Man sollte viel Zeit einplanen, um die Lage der Kunden und diese selbst zu verstehen.
  2. Die Nutzbarkeit („Usability“) von Nutzerschnittstellen ist häufig gering. Dazu zählen wir nicht nur Internetseiten oder andere graphischen Benutzeroberflächen, sondern auch Dokumente, Korrespondenz, Telefonate und Verträge.

Sicherlich gibt Prozesse, bei denen der Kunden keine Rolle spielt, aber dies sind Management- und unterstützende Prozesse.

Systemintegration versus Prozessmanagement

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Geschäftsprozesse werden benötigt, um sinnvolle Software entwickeln zu können.

Das Management von Geschäftsprozessen meint, das es nicht ausreichend ist Prozesse zu definieren. Sondern man muss auch dafür sorgen, dass sie angewendet werden und aktuell bleiben.

Dieser Begriff wurde allerdings von der Software-Industrie gekapert. Denn Business Process Management (BPM) bezeichnet keine Software, sondern ein ganzheitliches System, um Organisationen digital zu transformieren. 

Man sollte sich auf die folgenden vier Themen konzentrieren:

  1. Geschäftsprozesse sollten aktuell bleiben, um wirken zu können. Je weniger sie aufschreiben, umso einfacher können sie Geschäftsprozesse pflegen. Operative Kollegen müssen eingebunden werden. Wenn diese unzufrieden sind sollten sie die Prozesse ändern, nicht die Kollegen.
  2. Viele Unternehmen befürchten, dass die Optimierung von Geschäftsprozessen zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber ganzheitliche Überlegungen bergen das größte Optimierungspotential und sind nicht immer teuer. Die Folge: lokale Entwicklung von Prozessen führt zu Abstimmungs- und Qualitätsproblemen; zu langsame Entwicklung derselben verschlechtert die Wettbewerbssituation.
  3. Oft gibt es keine klare Aussagen zu den Kosten einzelner Prozessschritte. Deshalb werden Prioritäten falsch bewertet. Ausnahmen werden betont, anstatt minimal erforderliche Prozesse möglichst gut zu implementieren.
  4. Absprachen und das Verständnis füreinander sind mangelhaft. Durch Missverständnisse (intern und mit Externen) entstehen so fehlerhafte Schnittstellen oder unnötig lange Prüfungen.

Systeme

Nicht funktionale Informationssysteme werden oft als Ursache allen Übels gesehen. In der Praxis findet man drei Situationen, die helfen können, Probleme zu lösen:

  1. Programme oder Systeme sind nicht rechtzeitig fertig oder fehlerhaft. Dies ist ein andauerndes Streitthema. Häufig sind zu komplizierte Anforderungen mit daran schuld, nicht nur in der Technik.
  2. Vernetzungen sind fehlerhaft:  verdeckte Abhängigkeiten, implizite Annahmen, unklare Statusmeldungen, nicht eingehaltene oder uneinheitliche Definitionen führen zu Schnittstellenfehlern.
  3. Daten sind uneinheitlich oder mehrdeutig:  Migrationssünden, Dubletten, Fehler in der Konfiguration, mehrdeutige Bezugsgrößen, fehlende Definitionen, unsaubere Messungen oder subjektive Interpretationen sind die Quelle für Fehlinterpretationen oder fehlende Reproduzierbarkeit.

Häufig ist das Training von Mitarbeitern zur Einstellung auf neue Prozesse mangelhaft. Wir sehen dies nicht als wesentliche Fehlerquelle, weil vielfach obige Probleme zugrunde liegen.


Mehr dazu erfahren Sie in unserem PDF zur digitalen Transformation:

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