Cridon hat bereits oft zielgerichtete Ausschreibungen schnell zum Erfolg geführt – wie zum Beispiel in hier in der Computerwoche geschilderten Fall der KVB. Wir zeigen wie.

Eine Ausschreibung sollte präzise aber vollständig über Ihre Absichten informieren. Die einbezogenen Anbieter müssen sorgsam ausgewählt werden. Und abschließend muss die Auswertung so durchgeführt werden, dass die kritischen Fragen deutlich werden.

Zunächst ist es erforderlich, die Ausschreibung (RfP: Request for Proposal) möglichst präzise auf Ihren Bedarf auszurichten. Je klarer Sie beschreiben können, wie Sie arbeiten, was Sie heute suchen, und was Sie möglicherweise in nächster Zukunft planen, desto genauer können sich die Lieferanten auf Sie einstellen. Entgegen landläufiger Meinung ist es nicht sinnvoll zu übertreiben – dies lässt sich relativ leicht prüfen. Auch sollte man den Wunsch nach Informationen nicht mit Ausschreibungen verbinden. Vertriebsexperten stehen heute unter massivem Druck und haben schlicht keine Zeit, ausführlich Anfragen (RfI: Request for Information) ohne Aussicht auf einen kurzfristigen Zuschlag zu beantworten.

Sie sollten ein kurzes aber präzises Pflichtenheft erstellen. Wichtig ist zu verstehen dass das Pflichtenheft von Ihrem vertrieblichem Ansprechpartner des Lieferanten gelesen wird. Dieser will in kurzer Zeit so gut wie möglich antworten und auch intern erforderliche Rückfragen schnell bearbeiten können. Außerdem wollen Sie die Antworten auf das Pflichtenheft auswerten. Auch dies sollten Sie bereits bei der Erstellung berücksichtigen.

Die Ausschreibung sollte an ausgewählte Firmen versendet werden. Wenn Sie eine öffentliche Ausschreibung durchführen, dann weisen Sie ausgewählte Lieferanten auf die Ausschreibung hin. Dies ist wesentlich, um den Markt sinnvoll abzudecken. Dazu müssen Sie recherchieren, welche Lieferantentypen existieren und zwei bis drei Lieferanten jedes Typs einbeziehen (Long List). Nur so können Sie eine fundierte Empfehlung aussprechen.

Zu guter Letzt sollten Sie die Auswertung konsequent strukturieren. Sie sollten dazu von der Präsentation der Ergebnisse ausgehend arbeiten. Dies wird nahezu immer falsch vorgenommen. Es ist essentiell, dass Sie Unterschiede der Lieferanten transparent darstellen und zusammenfassen, wo dies zulässig ist. Nur so werden Sie die wesentlichen Entscheidungsgrundlagen herausarbeiten können.

Cridon hat solche Projekte bereits oft mit großem Erfolg durchgeführt. Meistens werden wir gerufen nachdem unsere Kunden einige Fehlversuche hinter sich haben. Wir meinen dass Sie Zeit und Geld gewinnen, wenn Sie uns frühzeitig einbinden.

Hinweise zum sinnvollen Vorgehen bei Ausschreibungen finden Sie auch bei der Ausschreibungspattform des Bundes – diese sind allerdings nicht direkt übertragbar. Auch internationale Portale wie das Best-Practice-Portal OOPB oder die Outsourcing-Vereinigung IAOP können helfen, allerdings sollte man hierzu Zeit mitbringen.