In unserem White-Paper zu Prozesstests beschreiben wir mögliche Lösungen.

Das Re-Design von End-to-End Geschäftsprozessen beginnt meistens mit einer intensiven Analyses des Status Quo. Auf dieser Basis werden Verbesserungsmöglichkeiten definiert und intensiv besprochen. Die Fehlerquellen, die wir dabei vorgefunden haben, lassen sich in sieben wesentliche Kategorien fassen.

Wenige erlauben sich einen ganzheitlichen Blick, auch wenn dieser zu hilfreichen Erkenntnissen führt: mangelnder ganzheitlicher Blick, ungenaue Kenntniss von Prozesskosten, mangelhaftes Verständnis füreinander und schlechte “Usability” von  Nutzerschnittstellen sind wesentliche Fehlerquellen. Solche, teilweise grundsätzlichen Überlegungen, bergen das größere Optimierungspotential. Es wird befürchtet, dass diese Themen, einmal begonnen, zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Offensichtlicher und daher häufiger in Diskussion sind Themen wie fehlerhafte oder unfertige Programme oder Systeme, unzureichende Vernetzungen, oder uneinheitliche oder mehrdeutige Daten.

Ein Blick zurück offenbart die sieben häufigsten Fehlerquellen, die wir bei Analysen und Tests von Geschäftsprozessen festgestellt haben. Man sollte sich auf vier Themen konzentrieren, die möglicherweise grundsätzlicher Natur sind:

• Der ganzheitliche Blick geht verloren: zu schnelle Entwicklung von Prozessen führt zu Qualitätsproblemen; zu langsame Entwicklung derselben verschlechtern die Wettbewerbssituation. Ausnahmen werden betont anstatt minimal erforderliche Prozesse fehlerfrei zu implementieren.
• Die Kosten werden zu ungenau geschätzt: oft gibt es keine klare Aussagen zu den Kosten einzelner Prozessschritte. Deshalb werden Prioritäten grob geschätzt.
• Absprachen und das Verständnis füreinander sind mangelhaft: die wahren Bedürfnisse der Kunden werden vielfach falsch eingeschätzt. Auch durch unternehmensinterne Missverständnisse entstehen so fehlerhafte Schnittstellen, unnötig lange Prüfungen oder Risikofaktoren.
• Die Nutzbarkeit („Usability“) von Nutzerschnittstellen ist zu gering. Dazu zählen wir nicht nur Internetseiten oder andere graphischen Benutzeroberflächen, sondern auch Dokumente, Korrespondenz, Telefonate und Verträge.

In der Praxis stellt man drei häufige Probleme in den Mittelpunkt:

• Programme oder Systeme sind nicht rechtzeitig fertig oder fehlerhaft. Dies ist ein andauerndes Streitthema, da Anforderungen genauso wie Technik die Ursache bilden können.
• Vernetzungen sind fehlerhaft:  verdeckte Abhängigkeiten, implizite Annahmen, unklare Statusmeldungen, nicht eingehaltene oder uneinheitliche Definitionen führen zu Schnittstellenfehlern.
• Daten sind uneinheitlich oder mehrdeutig:  Migrationssünden, Dubletten,  Fehler in der Konfiguration, mehrdeutige Bezugsgrößen, fehlende Definitionen, unsaubere Messungen oder subjektive Interpretationen sind die Quelle für Fehlinterpretationen oder fehlende Reproduzierbarkeit.

Das mangelhafte Training  von Mitarbeitern zur Einstellung auf neue Prozesse ist ebenfalls ein häufig anzutreffendes Problem. Wir sehen dies nicht als wesentliche Fehlerquelle, weil vielfach obige Probleme zugrunde liegen.