Durch Cash Flow-Management erfolgreicher und krisenfester werden: Umfassende Anleitung zu dem hilfreichen Werkzeug

Dies ist eine verständliche Anleitung zu Cash Flow und Liquidität für Unternehmer und Entscheider zum wichtigsten Finanzthema der Gegenwart. Cash Flow oder Liquidität zeigen, wie viel Geld im Unternehmen frei ist, wie lange das Geld reicht und was ein Unternehmen wert ist.

Hier erfahren Sie das Wesentliche zur 

Was versteht man unter Cash Flow und Liquidität?

Wenige Jahresabschlüsse oder BWAs enthalten ein übersichtliches Cash Flow-Statement oder einen Abschnitt zur Liquidität. 

Die meisten Manager schauen auf Umsatz, Auftragseingang oder Profit. Damit laufen sie in Gefahr, ohne Geld dazustehen.

Früher gab es nur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV, im englischen Profit & Loss Statement) und Bilanz (Balance Sheet). Damit bekommt man aber nur einen Eindruck von der Leistungsfähigkeit und dem Vermögen eines Unternehmens pro Zeiteinheit.

Cash Flow

Erst 1951 begann man in den USA auch den Geldfluss zu betrachten, denn der Blick aufs Konto sagt nichts darüber aus, wie der Kontostand war oder sein wird. 

Der Cash Flow ist definiert als die Summe allen Geldes, dass in ein Unternehmen eingebracht wird oder diesem entzogen wird (Definition von Oxford Languages).

Cash ist schlichtweg Geld. Beim Cash Flow interessiert man sich dafür, wie viel davon pro Zeitperiode eingezahlt und ausgezahlt wurde. 

Fast 50 Jahre später hat man die Kapitalflussrechnung in Deutschland eingeführt: 1997 für Konzerne und 2002 für den Rest mit dem §297 des HGB. Wie immer wollten die Deutschen es besser machen und haben uns gleich mit dem Kapital und seinem Fluss befasst. 

Aber Kapital hingegen stellt einen Wert dar und wird in der Bilanz behandelt. Der Kapitalfluss ist also streng genommen das, was in die Bilanz hinein und aus dieser herausfließt.

Warum ist der Free Cash Flow wichtig?

Mit freiem Cash Flow können Sie arbeiten: Vorsorgen, in Wachstum investieren, Schulden zahlen, Investoren Geld ausschütten oder Aktien zurückkaufen.

Der freie Cash Flow ist das Geld, das nicht gebunden ist. Das, was übrig bleibt, wenn man alle Ausgaben, operative Ausgaben (operational expenditure, OPEX) und Investitionen oder Kapitalmaßnahmen (capital expenditure, CAPEX) bezahlt hat. 

Es gibt weitaus mehr Indikatoren, um den Erfolg einer Firma zu messen. Aber der freie Cash Flow ist unter den Wichtigsten zu finden.

Wie wird der Free Cash Flow berechnet?

Cash Flow = Einzahlungen - Auszahlungen (je pro Zeitraum)

Eigentlich ist es ganz einfach. Man addiert alle Einzahlungen und Auszahlungen pro Zeitraum. Am Beispiel eines Wachbeckens: Der Cash Flow ist positiv, wenn mehr Wasser hinein- als heraufließt.

Praktisch gibt es viele Methoden. Diese aufzuzählen sprengt den Rahmen dieses Artikels (andere Blogs sind auf solche Berechnungen spezialisiert).

Bevor es kompliziert wird: Sagen Sie ihrer Finanzchefin, ihrem Steuerberater oder uns, dass Sie den Free Cash Flow mit der BWA geliefert bekommen wollen. Und zwar mindestens monatlich mit der Gewinn- und Verlustrechnung! 

Viele Buchhaltungen fertigen aber nicht alles Buchungen monatlich an, die dafür nötig sind. Deshalb erstellen diese gar keine Cash Flow-Betrachtung oder nur einmal jährlich mit Verspätung. Ohne eine Berechnung des freien Geldflusses können Sie nicht ordentlich wirtschaften. Sie sollten investieren, um einen monatlichen Abschluss zu erhalten. Dann ist die Berechnung des reinen Geldflusses ein Kinderspiel.

Wenn das nicht möglich ist, dann bestehen sie jeden Monat auf dem EBITDA.

Was ist ein guter oder positiver Cash Flow?

Ein guter Cash Flow-Verhältnis hängt von ihrer Intention ab:

Größer als 1 (positiv) wird von Investoren und Analysten bevorzugt und erlaubt weitere Investitionen. Ein Verhältnis kleiner 1 ist nicht gut, außer das Unternehmen investiert in Wachstum.

Cash Flow-Verhältnis = Cash Flow / kurzfristigen Verbindlichkeiten

Was sind die liquiden Mittel?

Liquide Mittel umfassen Geldmittel, die zur sofortigen Zahlung bereitstehen. Dazu zählen vor allem Bargeld und Bankguthaben. Diesen Posten findet man direkt in der Bilanz. 

Was ist Liquidität? 

Liquidität ist alles was einem Unternehmen hilft, Zahlungsverpflichtungen fristgerecht zu erfüllen. Weil diese Definition schwer zu greifen ist, hat man Liquiditätsgrade definiert, bei denen unterschiedliche Definition von Liquidität in Bezug zu kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt werden. 

Was gehört alles zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten? 

Kurzfristigen Verbindlichkeiten sind die Summe aus den Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung und Bankdarlehen mit einer Laufzeit von einem Jahr.

• Die Liquidität 1. Grades teilt die liquiden Mittel durch die kurzfristigen Verbindlichkeiten. 
• Die Liquidität 2. Grades teilt liquiden Mittel plus kurzfristige Forderungen durch die kurzfristigen Verbindlichkeiten. 
• Die Liquidität 3. Grades teilt liquiden Mittel plus kurzfristige Forderungen plus Vorräte durch die kurzfristigen Verbindlichkeiten und die

All dies sind Bilanzpositionen und sind somit völlig anders berechnet als der Cash Flow.

Im anglistischen Sprachraum behilft man sich mit dem Working Capital eines Unternehmens, das die Differenz des Umlaufvermögens und der kurzfristigen Verbindlichkeiten ist. Hier gilt der Wert 2:1 traditionell als erstrebenswert.

Was ist das Umlaufvermögen?

Einfach gesagt das Lager. Ihre Produkte als Rohstoff, Hilfsmittel oder Betriebsstoff (RHB), unfertigen Waren und fertige Artikel.

Wie sie ihren Cash Flow verbessern: Sechs Tipps

Es gibt triviale Tipps zur Verbesserung des Cash Flow wie den Umsatz zu erhöhen oder zu sparen. Wir konzentrieren uns auf die für den Cash Flow wesentlichen Aspekte:

1. Durchlaufzeiten verringern

Dieser Tipp erfordert Zeit und Einsatz, aber es ist die lohnendste Aktivität, denn sie optimiert den Cash Flow nachhaltig. 

Je kürzer die Zeit ist, die ihre Produkte oder auch Services in ihrem Unternehmen verbringen, desto besser ist ihr Cash Flow. 

Bislang versuchte man dies durch entsprechende Bestellungen von Materialien, reduzierte Lagerhaltung und zeitgenaue Fertigung zu optimieren. 

Aber durchdachte Produkte und sinnvolle Prozesse von Anfang bis zum Ende (end to end) und Automatisierung ermöglichen viel einfacher Konzepte. 

Dies wird ein wichtiger Faktor in Post-Corona Zeiten werden, denn bildlich gesprochen wird ein Produkt schneller fertiggestellt sein und weniger Lieferanten erfordern als eine unüberblickbare Zahl von Produktvariationen.

2. Zahlungsziele managen

Jede Rechnung sollte eine Zahlungsfrist aufweisen, denn so kommunizieren sie dem Kunden klar ihre Erwartung. Notwendig ist dies nicht, denn der Gesetzgeber räumt Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ein, um die Rechnung zu begleichen (§ 286 Abs. 3 BGB). 

Wichtig: Eine Rechnung ist sofort fällig, aber in Verzug gerät der Schuldner erst mit dem Verstreichen der Zahlungsfrist.

Zinsen und Steuern später zahlen

Zinsen und Steuern haben meistens in Stein gemeißelte Zahlungsziele. Sie sollten diese Zahlungen nie verstreichen lassen, ohne mit ihren Gläubigern zu sprechen. 

Es gehört zum guten Ton, dass man sich meldet, wenn man einen Aufschub möchte. Gläubiger merken sich ihre Gewohnheiten zu zahlen. Auch wenn Sie immer zahlen, aber oft zu spät, kann Ihnen dies ein schlechteres Rating einbringen.

Der Staat reagiert besonders empfindlich auf fehlende Zahlungen! Zu den Folterinstrumenten gehören Verzugszinsen, Pfändungen und Kontosperrungen.. 

Andere Gläubiger sind möglicherweise sogar gewillt, Ihnen zu helfen. Und wenn man schon redet, dann kann man auch eine Umschuldung diskutieren, oder Zahlungsziele besprechen:

Lange Zahlungsziele für eingehende Rechnungen vereinbaren

Welche Frist akzeptiert wird, ohne eine Verstimmung beim Geschäftspartner hervorzurufen hängt von Gewohnheiten und von Gesprächen ab. 

Einige Dax-Konzerne haben zur Regel gemacht sehr spät zu zahlen.

Aber auch kleinere Firmen ohne entsprechende Marktmacht können längere Fristen erreichen durch Geschick erreichen. Es kann helfen, Kreditausfall- und Restschuldversicherungen abzuschließen.

Internationale Zahlungsbedingungen helfen; beispielsweise listen die Incoterms der Internationalen Handelskammer (International Chamber of Commerce) einige Möglichkeiten auf.

Kurze Zahlungsziele mit den Kunden vereinbaren

Wenn sie eine Leistung an einen Kunden erbracht haben, dann sollten sie sofort eine Rechnung stellen. Hier ist es angebracht, möglichst kurze Zahlungsziele zu verhandeln.

Skonto ist ein klassisches Angebot von Lieferanten, das zu schnelleren Einzahlungen verhelfen soll.

Sie sollten auch vor mündlichen oder schriftlichen Zahlungserinnerungen und schriftlichen Mahnungen nicht zurückschrecken. Konsequente Prozesse auch beim Management von Debitoren werden als professionell wahrgenommen.

3. Lager optimieren

Das klassische Mantra von Produktionsunternehmen ist es, teure Maschinen auszulasten und eine Menge an Waren immer auf Lager zu haben, um Kunden bedienen zu können.

Aus Sicht des Cash Flow betrachtet ist dies nur sinnvoll, wenn man die produzierten Waren auch verkaufen kann. Man sollte sich am Bedarf der Kunden orientieren und diesen gegen das Risiko abwägen, nicht liefern zu können.

Stattdessen auf Halde zu produzieren kann es sinnvoll sein, die Mitarbeiter zu schulen oder die Zeit in Reinigungs- und Instandhaltungsarbeiten zu investieren. Auch Projekte, die Kosten zu senken oder den Vertrieb anzukurbeln, sind sinnvoll. 

4. Schnelle Korrekturen

Außerordentliche Erträge generieren

Wenn Sie schnell Geld brauchen, dann sollten Sie unbedingt alles verkaufen, was sie nicht mehr brauchen. Dazu zählen Schrotte und alte Maschinen oder Büroausstattungen. Und Ladenhüter sollten sie aus Sicht des Cash Flow loswerden, auch mit Rabatt. 

Aber auch in guten Zeiten ist es sinnvoll noch einen Schritt weiter zu gehen. Vermögen, das sie nicht brauchen (im englischen not utilized fixed assets), auch ihr Tafelsilber sollten sie verkaufen. Auch dann, wenn sie nicht wissen, ob sie dieses Vermögen in ein paar Jahren nicht wieder benötigen.

Der Cash Flow wird durch solche Maßnahmen erhöht und andere Dinge werden möglich!

Verkauf von Forderungen, Factoring

Wenn sie Forderungen verkaufen bekommen sie ihr Geld sofort und sie haben weniger buchhalterische Prozesse zu erledigen (wie oben angesprochenes Mahnwesen).

In einigen Branchen (beispielsweise niedergelassene Ärzte) findet man immer weniger Unternehmen, die noch selbst Rechnungen schreiben und diese eintreiben.

Aber Factoring ist an Voraussetzungen gebunden, kostet und kann kompliziert sein. Sie sollten sich gut informieren oder uns fragen.

Vorabverkauf

Waren zu verkaufen, bevor man sie fertigt, hört sich für ältere Menschen seltsam an.

Erst die Ware, dann das Geld war jahrhundertelang die kaufmännische Maxime. 

Heute gibt es nicht wenige Online-Shops, die Bestellungen erst auslösen, wenn sie einen Artikel verkauft haben. Auch bei Amazon finden sich solche Händler, die davon profitieren, dass Kunden beim Bestellen nicht genau hinsehen. 

Bei sehr begehrten Waren kann dies möglich sein Geld vorab zu verlangen, ohne Kunden zu verprellen. Kostenpflichtige Reservierungen sind bei Tesla gang und gäbe. 

5. Anpassen des Portfolios

In den vergangenen Jahrzehnten war es sinnvoll, viele unterschiedliche Artikel zu entwickeln und zu verkaufen. So konnte man unterschiedliche Käuferschichten ansprechen und den Umsatz erhöhen. 

Aber: Cash ist King!

Artikel reduzieren und verbessern

In Zukunft werden marginale Differenzierungen der Produkte dann weniger attraktiv, wenn Konkurrenten weiter entwickelte Produkte anbieten, die bei den Kunden Anklang finden. Es ist nie so wichtig gewesen wie heute, diese Entwicklungen nicht zu verpassen und kontinuierlich zu innovieren. 

Der Cash Flow kann mit einer großen Palette an Artikeln wesentlich schwerer verbessert werden als mit einer kleinen Auswahl. 

Besser ist es daran zu arbeiten, die Marge jedes Artikels zu erhöhen. Dies hat sofort einen positiven Effekt auf den Cash Flow.

Kunden prüfen

In den vergangenen Jahren bedeutete Kundenorientierung für viele, es allen Kunden recht zu machen. Das ist aber nur dann sinnvoll, wenn die Kunden für ihre Leistungen auch angebrachte Preise bezahlen. 

Wenn ein Kunde einen Deckungsbeitrag leistet (also mehr als die direkten Kosten zahlt) hilft das. Aber der Cash Flow wird negativ und Gesamtkosten sind nicht gedeckt, wenn man bei vielen Kunden so vorgeht, um den Umsatz nicht zu gefährden.

Zudem ist es zunehmend wichtig zu prüfen, ob ihre Kunden zahlungsfähig sind. Durch die Corona-Krise gibt es heute viele Unternehmen (sogenannte Zombie-Unternehmen) und auch Konsumenten, bei denen dies nicht mehr gegeben ist. Im Extremfall reicht es nicht, Auskunfteien zu befragen, sondern sie sollten prüfen, wie ihr Kunde wirtschaftet.

Diese Maßnahmen sollten regelmäßig durchgeführt werden.

6. Besser finanzieren

Eigenkapital vorhalten

Wir kommen nach der Corona-Pandemie in eine neue Phase der Wirtschaft:

Die Pandemie gibt uns die seltene Gelegenheit, unsere Welt zu reflektieren, neu zu denken und zu ändern.

Professor Klaus Schwab, Founder and Executive Chairman, World Economic Forum.

Wenig Eigenkapital führt zu einem großen Hebel und möglicherweise mehr Umsatz und Wachstum. Aber es erhöht das Risiko im Fall einer Krise. Und, aus Sicht des Cash Flow hilft es, laufende Kosten, wie zum Beispiel Zinsen, zu reduzieren.

Leasen und mieten

Es hat viele Vorteile, Güter wie Maschinen oder Gebäude zu mieten oder zu leasen. Aus Sicht des operativen Cash Flow ist dies zunächst schlecht, weil dies zu laufenden Kosten führt.

Insgesamt betrachtet ist das natürlich gut, weil er Kauf nicht stattfindet, das heißt die Investition unterbleibt.

Wenn man heute viele Güter sein Eigentum nennt, dann sollte man „sell and lease back” prüfen, denn die Konditionen für solche Modelle verschlechtern sich mit der Krise.

Anzahlungen, Sicherungsleistungen reduzieren

Oft hinterlegen Unternehmen große Sicherheitsleistungen für Anzahlungen, die sie benötigen, weil das finanzielle Polster klein ist.

Auf solche Anzahlungen sollte man verzichten, sondern besser stringente Zahlungsziele gekoppelt an den Leistungsfortschritt vereinbaren. Manche Banken bieten auch die Finanzierungen von Projekten an.

Betriebliche Altersvorsorge neu organisieren

Die betriebliche Altersvorsorge ist seit Jahrzehnten ein beliebtes Mittel, um Arbeitskräfte zu binden. In der Regel werden dazu kapital- oder fondsgebundene Versicherungen abgeschlossen, die keine garantierte Verzinsung ermöglichen. Aber die wenigsten Unternehmer wissen, dass das Betriebsrentengesetz einen Garantiezins vorschreibt.

Dies ist nicht wörtlich so definiert, aber dennoch haben sich die Lebensversicherungen abgesichert: Die Differenz zwischen dem Ertrag einer Versicherung und dem Anspruch des Arbeitnehmers zahlt der Arbeitgeber.

In Zeiten niedriger Zinsen wurden viele diese Versicherungen zum Sanierungsfall und werfen nicht einmal die eingezahlten Beträge ab. Somit hat der Unternehmer gleich mehrere Probleme: Seine eigene Altersvorsorge ist weniger Wert, gleiches muss er seinen Mitarbeitern erklären und zudem entsteht eine Belastung für das Unternehmen. Diese kann so groß werden, dass das Unternehmen überschuldet ist und wertlos wird.

Unser Partner kann das Problem lösen und gleichzeitig den Cash Flow erhöhen! Er überträgt betroffene Policen (wertgleich) in das Unternehmen. Das Unternehmen erhält nicht nur mehr Geld, als bei einer Kündigung. Auch müssen die steuerlichen Vorteile müssen nicht zurückgezahlt werden.

Durch die vertragliche Regelung der Ansprüche der Arbeitnehmer kann der Unternehmen künftig planen – in den meisten Fällen wird deutlich weniger Geld benötigt, um vorzusorgen, als über Versicherungen. Und durch geschicktes Platzieren der neuen Vorsorge wird insolvenz- und pfändungssicher!!

Mehr Cash Flow und mehr Leistung! 

Cash Flow-Management in Theorie und Praxis

Nach Cash Flow zu managen heißt, die Zahlungsströme eines Unternehmens zu betrachten. 

Es gibt nur einen Weg Cash Flow Probleme zu vermeiden und das ist Planung

Elaine Pofeldt, Autor 

Im Prinzip einfach

Sie müssen nur die Einzahlungen und die Auszahlungen pro Zeitabschnitt sammeln.

Einzahlungen entstehen zum Beispiel durch bezahlte Rechnungen / Forderungen. Diese können Sie durch die Fälligkeiten der Rechnungen oder das typische Verhalten Ihrer Kunden abschätzen – nicht jeder zahlt am letzten Tag der Zahlungsfrist.

Auszahlungen sind zum Teil monatlich oder jährlich immer wieder ähnlich (Miete, Nebenkosten, Personalkosten, Kredite, Steuern), … Zusätzlich müssen Sie planen, wann Sie ihre Rechnungen für Einkäufe bezahlen wollen.

Diese Planung sollten Sie auf Wochenbasis vornehmen und mindestens monatlich mit den tatsächlichen Zahlungsströmen abgleichen. 

Wenn es eng wird (Gefahr der Insolvenz), dann müssen Sie dies täglich tun und genauer prüfen, welche Zahlungen Sie in die Betrachtung aufnehmen.

In der Praxis schwer

Es gibt wenige ERP-Systeme, die diese Planung automatisiert und verlässlich vornehmen, denn letztlich zählen nicht die im System hinterlegten Daten sondern Erfahrungswerte. Oftmals kommt man um Excel nicht herum.

Klassische Controlling Systeme helfen nicht weiter, denn diese sind meist auf Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen fokussiert.

Wir erwarten in diesem Bereich große Fortschritte durch künstliche Intelligenz.

Wichtig ist, dass sie anfangen den Cash Flow regelmäßig zu betrachten. Das wird ihre Unternehmen sicher weiterbringen!

Wie hilft Beratung beim Cash Flow-Management?

Wir sehen drei Fälle, in denen sich Beratung oder Consulting vor allem lohnen:

• Beratung: Der Bericht über den Cash Flow ist aufwendig. Als Grundlage muss die Buchhaltung monatlich aktuell sein und das ERP-Programm oder eine andere Hilfestellung muss die Daten einfach extrahieren und aufbereiten können.
• Outsourcing: Manuelle Arbeiten sind oft die Grundlage der Management-Berichte, denn ERP-Systeme liefern nicht die Daten, die man gerne sehen möchte. Dies belastet interne Arbeitskräfte über Gebühr, denn neben dem Erstellen des Berichts müssen sie immer wieder Rechenschaft zu den Daten ablegen. 
• Transformation: Nach Cash Flow zu führen bedeutet mehr, als nur die Kennzahl in das Management-Reporting aufzunehmen. Cash Flow muss verstanden werden und interpretiert werden können. Dann ergeben sich Änderungswünsche, die die Art und Weise betreffen können, wie sie arbeiten.

Wir helfen Ihnen gerne weiter!